Toplantı Sanatı Her şirkette çok onemli toplantılar yapılır. Bu toplantılar o kadar onemlidir ki, butun "yuksek rutbeliler" toplantıya katılır. Genelde kapılar kapalıdır. Toplantılar uzun sureler boyunca devam eder. İçeri sık sık çay, kahve servisi yapılır. Zaman zaman yukselen sesler vardır, kapalı kapının dışındakiler de bu yukselen seslerin arasındaki birkaç kelime veya cumleden içeride neler olup bittiğini çozmeye çalışır. Ve sonunda toplantı biter. Peki sonuç olarak ne olur? Ne acıdır ki, bunca yıllık tecrubeme gore pek de birşey olmaz. Web sitesinin arka plan rengine kim karar vermelidir? Bu kararı verme yetkinliği kimdedir? Bu kararı verme yetkisi kimdedir? Bu kararın sonuçlarını ve etkilerini kim bilmektedir? Bu kararın etki ve sonuçları kimin umurundadır? Bu soruları sıraladım çunku biz İstanbul (o zamanki adıyla Konstantinopol) kuşatması sırasında din adamlarının meleklerin cinsiyetini tartışmasıyla dalga geçen bir milletiz. Bizans'ı, Rumları hatta buradan yola çıkarak genelde Hıristiyanları kuçuk gormek için bu orneği çok kullanır ve ardından da bol bol guleriz. Ama bir donup bakarsak; meleklerin cinsiyeti turunden bir tartışmanın anlamını herkesin kendi kabul sınırları içinde bırakarak, din adamları dini konuları tartışırlar, askerler de askeri konuları tartışırlar. Kuşatmanın (veya savunmanın) durumunu değerlendirmekle gorevli olanlar askerler ve onların sivil yardımcılarıdır. 'Yukarıdan' yardım istemek dışında din adamlarını doğrudan ilgilendiren bir durum soz konusu değildir. Aslında acıdır ama farkına varmadığımız durum bu insanların bilgi sahibi oldukları bir konuyu tartıştıkları ve bilgi sahibi olmadıkları konuyu uzmanına bıraktıklarıdır. Doğru olan da bu değil mi? Toplantı salonuna geri donersek, yukarıda sıralı soruları da goz onune alarak, web sayfasının arka plan rengi ile ilgili tartışmayı yapanların bu konudaki gorgusu veya temel bilgisi hangi duzeydedir? Bu toplantıda olumlu bir katkı yapabilecek bir duzeyde midir? 1. Toplantı kesinlikle saatinde başlamayacaktır. 2. Doğal olarak kesinlikle saatinde bitmeyecektir. Bir toplantıya geç katılmak bir çeşit guç, şan, şohret gostergesi olarak değerlendirilir. Hatta gecikmesinin 'boyunu olçenler' veya karşılaştıranlar da çıkar. Organizasyon Şemasının tepesine yaklaşma ile toplantıya geç girme pozitif korelasyondadır. Yani ozetle Genel Mudur en son gelir. Genel Mudur'den sonra gelenler iki gruba ayrılırlar: 1. Genel Mudur'den geç gelerek fırça yiyecek kadar salak olanlar (ki aslında bu bile o toplantıya katılma yeterliliklerinin olmadığının bir gostergesidir) ve 2. "Vallahi o kadar çok çalışıyorum ki, ancak bu saatte gelebiliyorum sayın hukumdarım" mesajını vermeye çalışanlar (bunlardan zaten hayır gelmez çunku hep kendileri için çalışırlar). İki gruptakileri ayırt etmek çok kolaydır fakat biraz gozlem gerektirir. Kolay tarafından başlayalım. 2. gruptakiler birilerine yaranmanın tam zamanlı bir iş olduğunu bildiklerinden 'hukumdar'ın yakınlarında bulunurlar. Kapısında beklerler, her fırsatta odasına girip birşeyler (gerçekten yalnızca birşeyler) konuşurlar. Misafirlerini karşılarlar, gerekli gereksiz herşeyi danışırlar ve hepsi için de (tercihen hem yazılı hem de sozlu) rapor verirler. En kotusu ise bu yontemleri yukarıdakiler tarafından takdir gorur. İyi bir takım elemanı oldukları bu yontemi benimsemeyen 'kotu çocuklar'a her fırsatta anlatılır. En basit kararı bile kendi başlarına veremedikleri hep gozden kaçar. Çunku o sırada o goz bu kararları vererek kendini onemli hissettiği için ne haşmetli bir şahsiyet olduğuna bakmakla meşguldur.
Toplantı iş dunyasıın vaz geçilmezidir. Ama aynı zamanda en nefret edilen aktivitelerinden birisidir. Çunku doğru ve vermli bir toplantı yapmak sanıldığından daha zordur. Ve yoldan çıkmak da çok kolaydır.
Örneğin bir şirketin butun mudurleri bir araya gelir ve saatlerce şirket web sayfasının arka planının ne renk olması gerektiğini tartışırlar. Saatlerce.
Bu toplantı ile ilgili yanlış olan şeylerin listesi aslında oldukça uzundur. Fakat listenin başında yer alan şeyin toplantının kendisi olduğu gerçeğini atlarsak ve geri kalan yanlışlıklar uzerinde yoğunlaşırsak aynı hataya biz de duşmuş oluruz.
Devam edelim. Hadi Bizans ahalisi salak da biz çok mu akıllıyız? Bizler toplantılarda doğru konuları mı tarışıyoruz? Tekstil kotaları kalktığında toplantılarda sarf edilen sozlerin ne kadarı bu olayla ilgili ne kadar hangi mudur (veya yeni afili unvanlarıyla direktor, koordinatorlerin) masa boyu tartışmasıyla ilgilidir? Irak'daki savaş Anelka'dan daha çok toplantı zamanı almakta mıdır? Ciddi muşteri kaybına uğrayan firmalar çare olarak telefon veya fotokopi tasarruflarını(!) mı değerlendirmektedir? Bu belki de onemli konularla yuzleşmemek için tercih ettiğimiz bir yontem. Bu onemsiz konularla ilgilendiğimiz sure boyunca onemli konulardan kaçabiliyoruz. Bir ertleme, oteleme yontemi. Kimi kandırıyoruz ki? Sanırım yalnızca ve yalnızca kendimizi. Sinemada gerilim veya dehşet yaratmanın bir yontemidir kahramanın veya kurbanın arkadan yaklaşan tehlikeyi gorememesi. Kapının arkasına bakmaz, yatağın altına bakmaz, cebinden birşeyler duşurur ve almak için eğilir. Yonetmenin seçtiği kamera açısı sayesinde biz yaklaşmakta olan sapığı, canavarı, katili vb. goruruz. Ve oturduğumuz yerden bağırırız: "Arkana bak geri zekalı!". Perdedeki veya ekrandaki o şahsiyet senaryoda oyle yazdığı için apaçık belli olan tehlikeyi çok geç olana dek gormez. Ama bizim için bir senaryo yazan yok. Peki biz neden aynı ekrandaki "geri zekalı" gibi davranıyoruz? Arkaya bakmamanın en iyi yolu da onemsiz bir konuda uzun, kapsamlı ve tercihen kalabalık bir toplantı yapmak oluyor. Ama o hala orada... Üstelik yaklaşıyor... Baksak da bakmasak da.
Filmi biraz geri sarar ve toplantının başlangıcına bakarsak goreceklerimiz ne derece iç açıcı olacaktır sizce? Toplantılara kimlerin katılacağı daha once de yazdığım gibi çok onemlidir. Nasıl ki kotu oyunculardan iyi bir spor takımı kurualmazsa kotu katılımcılardan da iyi bir toplantı takımı çıkmaz. Bir organizasyona kişiler katkı sağlamaları veya katkı elde edilmeleri için davet edilirler. Tabii ki teorik olarak. Teori ile pratiğin uyuşmadığını soyleyenlerin haklı oldukları noktalardan başlıcası budur. Teori ile pratiğin uyuşup uyuşmadığı, veya neden uyuşmadığı ayrı bir konu. Üstelik de etraflıca ele alınması gereken bir konu. Bu yuzden de daha sonra etraflıca ele alınacak. Şupheniz olmasın. 'Muhim' toplantımıza geri donersek, katılımcılar genelde şoyle tespit edilir: "Butun mudurler". Veya "Mudurler ve şefler". Veya "Genel Mudur Yardımcıları ve Daire Başkanları". Ne kadar hassas ve cerrah işi bir seçim değil mi? Uluslarası bir fuarda sergilenecek urunleri seçmek için Personel (pardon İnsan Kaynakları) Şefi veya Muhasebe Muduru'nden daha iyi bir seçim olabilir mi? Pres kalıplarının değişimi ile ilgili iş yuku yazılımını da en iyi Mali İşlerden Sorumlu Genel Mudur Yardımcısı bilir zaten. Fakat Sezar'ın hakkı Sezar'a ucundan bile bilgisayarla ilgili bir iş olsa, orneğin Network mimarisinin seçimi, hepsi de pek bir iyi anlar anlı şanlı katılımcıların. Ama doğal olarak bizde bir toplantı bu kadar kolay gerçekleşemez.
Genelde bu tip 'muhim' toplantılar katılımcılara olabildiğince biçimsiz bir zamanda ve biçimsiz bir şekilde davet edilir. Yemekten hemen once, bir başka toplantı sırasında, koridorda karşılaşınca. Fakat bu tip organizasyonları yapanlar benden daha yaratıcı oldukları için duyuru için yer ve zaman seçimleri buyuk olasılıkla daha renkli ve biçimsiz olabilir.
Toplantı için ise kesin olan iki şey vardır:
Aynı anda da bu şahsiyetler surekli olarak zamanlarının olmadığından, kendi yapmaları gereken işleri yapma fırsatı bulamamaktan şikayet ederler. Haklısınız bunun da etraflıca ele alınması gerekiyor. Kitaplar da bir anlamda teoridir. Yazarsınız ve oyle kalırlar. Madem ki teorik alandayız, pratikle uyuşmayan bir şey yapalım. Etraflıca ele alınması gereken her konuyu etraflıca ele alalım. Buyuk yoneticilerin zamansızlığı başlı başına bir konudur. Bir kitapta bir bolumdur. Ansiklopedide bir cilttir. Oyunlarda bir 'level'dir. Ama sırası gelince.
Daha toplantıyı başlatamadık bile. Zaten toplantının kolay başlamaması o toplantının şanına şan katar. Toplantının bir sahibi yoktur. Dolayısıyla bir organizasyonu da. Toplantıya vaktinde gelenler kapı kilitli olduğu için salona giremezler. Odacıya haber salınır ve salon açtırılır. Salon mutlaka havasızdır ve mevsim şartlarını gelenlere yansıtır: Yazlar sıcak ve kurak, kışlar soğuk ve yağışlı. Kuresel ısınmanın devamı halinde sıcaklıkların artmasını ve oğleden sonra sağanaklarını da bekleyebilirsiniz. Salona ilk gelenler kışın kaloriferlerin ustunde yazın (varsa) klimanın altında kumelenirler. Gecikenlere duzenli lanetlerle kesilen havadan sudan konuşmalarla toplantıya ısınılır. Gruptaki bayan konsantrasyonu (gram/litre) konuşmanın konusu havanın ve suyun yapısını belirler. Ne kadar maç ve fıstık mevzu olacağı bu konsantrasyon ile ters korelasyon içindedir. Cilt bakımı ve duzeyli aşk ise doğru orantılıdır. Konunun uzmanları konuşmaları dinleyerek 2 dakika içinde kadın - erkek oranını verebilmektedirler. Hata payı ise 'mikron mertebesinde'dir. Mikronun uygun olup olmadığının onemi yoktur. Teknik terimler her yerde prim yapar. Cahillerin olduğu her yerde. Çunku işten anlayanlar en hafif tabiriyle bu yerli yersiz teknik terimleri 'yemezler'.
toplanti yönetim verimlilik organizasyon