Toplantı Türleri
‘Hangi toplantı daha yararlıdır?’ başlıklı bir anket açmıştım. Sonuçlara baktığım zaman uzun toplantılara karşı özel bir antipati her noktadan hissedilebiliyor. Ağırlık kısa (30 dakika) toplantıdan yana. Bu süreyi 60 dakikaya uzatan bir istisnayı opsiyonlayan bir dostum da var.
Bir de toplantı sevmeyenler var. Görece az da olsa böyle bir grup mevcut. En büyük grup duruma göre değişir diyenler olsa da onların da gün boyu süren Toplantı(!)lardan haz ettiklerini sanmıyorum.
Bunun iki ayaklı kültürel nedenleri olduğunu düşünüyorum. Eğer izin verirseniz ve sıkılmazsanız biraz daha derinine ineceğim:
Uzun toplantılara duyulan antipatinin temelinde katılımcıların veya onlara kamp ateşin başında korkunç hikayeler anlatanların uzun toplantı deneyimlerinin yattığını düşünüyorum. Bir türlü karar alınamayan, konunun dağıldığı, kişisel çekişmelerin, kavgaların hüküm sürdüğü, geri kalan bütün işleri aksatan kalabalık, anlayanın anlamayanın konuştuğu o toplantılar. Sonunda da bir şey de çıkmazdı bir kısmının, bir sonraki toplantıda devam etmeye karar verilirdi, sanki bir şey değişecekmiş gibi. 1995’den beri ben de öyle bir sürü toplantıya katıldım.
Bunun antitezi olarak da ‘yarım saatlik toplantı’ kavramı ortaya çıktı. Toplantı en çok 30 dakika sürer, sonunda da bir karar alınır. Mükemmel’ Günün geri kalanı da bize kalır. ‘Toplantı yapmaktan iş yapamıyoruz’ derdi bir anda ortadan kalktı.
Ama unuttuğumuz bir şey yok mu? Böyle bir toplantının etkin (verimli değil) olması için toplantıya girerken istenen sonucu almak için gerekli bütün bilginin mevcut olması gerekir. Eksik veya hatalı bilgi ile toplantıya girerseniz alacağınız karar büyük olasılıkla doğru olmaz. Zaman ve karar alma baskısı o yarım saat dolduğunda sesi en çok çıkanın veya sopası en ağır olanın dediğinin olduğu bir seansa dönüşür. Bunu ister misiniz?
Bu nedenle toplantıları amaçlarına göre kategorilere ayırmak gerekir. Sizlere yine daha alışık olduğum taraftan örnekler vereceğim. Toplantıları 3 (aslında 2,5) gruba ayırmak doğru olur:
1. Geliştirme toplantıları. Bu toplantılar fikirlerin, ürünlerin, karmaşık olguların geliştirdiği veya üretildiği toplantılardır. Eğer Get Back belgeselini izlediyseniz bütün olayın #Beatles üyelerinin 20’den fazla 7-8 saatlik toplantıları olduğunu görebilirsiniz. Ve film boyunca fikirlerin müziğe, onların da şarkılara dönüştüğünü, sonuçta da #LetItBe albümünün ortaya çıktığını ve meşhur çatı konserine yol açıldığını görebilirsiniz. Bu tip süreçler, katılımcıların fikir paylaşımı iredelemeleri, bazen küçük gruplar halinde ayrı çalışmalar yaptığı, etkileşimde bulunduğu ortamlarda sonuç verir. Önceden üretilmiş melodicikler (örneğin George Harrison’un I Me Mine’ı) orada işlenir, gazete haberinden ‘Get Back’ çıkar, vb. Belgeselin ilk iki bölümünün yaklaşık 6 saati boyunca o fikirlerin şarkılara evrilişini izleme şansı buluyorsunuz. Don’t Let Me Down, Let It Be, I’ve Got A Feeling ve diğerleri. Bu sırada kendilerinin ve başkalarının bir sürü şarkılarını çalıyorlar, farklı versiyonları deniyorlar, bir sonraki albüme (Abbey Road) girecek şarkılar üzerine de çalışıyorlar. Ama sonuç olarak zamanlarını ve yaratıcılıklarını, özellikle de zamanla, kısıtlamadan kullanıyorlar. Sizin de bu tip fikirlerin havada uçuşacağı, çarpışacağı çalışmalara ihtiyacınız varsa toplantılarınızı buna göre planlayın. Yoksa sonuç alamazsınız. Bir sorum olacak: Toplantısına göre değişir diyenlerden kaçı bu kadar uzun toplantıları veya toplantı zincirlerini de kapsayacak şekilde cevap verdi?
2. Sonuç alma toplantıları. Bu toplantılar, yukarıda bahsettiğimiz adımlar geçilip sonuca ulaşmak için gerekli bilgi bilgi vb. Altyapısı ortaya çıktıktan sonra yapılan toplantılardır. Buraya gelince artık her şey ciddiyetle yürür. Amaç en doğru ve çabuk şekilde sonuca ulaşmaktır. Keith Richards ve Mel Brooks örnekleri ile gidersek, şarkılar veya senaryo yazılırken var olan serbest ortam, kayıt veya çekim sırasında tam ‘profesyonelliğe’ dönüşür. Hedef albümü veya filmi tamamlamaktır. Tartışma biter, herkes üzerine düşeni en hızlı şekilde sonuçlandırmaya çalışır. Çünkü prodüksiyon pahalı bir iştir.
3. Aslında 2,5. Tam yaratıcılık. Hakikaten orijinal bir fikir üretmeye çalışıyorsanız süre iyice kısalır. Büyük usta Jon Lord’dan alıntı yapsak: “emprovize bir solo için 2 deneme yaparsınız. Olmadıysa o defteri o gün için kapatır, ertesi gün denersiniz. Yoksa 3. Denemeden itibaren önceki denemelerinizi işlemeye başlarsınız, o da doğaçlama olmaz.’ Yani orijinal fikir üretemezsiniz.
Son olarak, toplantı diyince aklınıza sadece bir odaya toplanmış, masada oturan kadın ve erkekler gelmesin. Sizin toplantılarınız genelde öyle geçiyor olabilir ama sizin dışınızda da bir dünya ve insanlar var.
Son olarak, toplantı gereksizdir diyenlerin bu sonuca nasıl vardığını merak ediyorum. Robinson Crusoe değilseniz birileri ile birlikte iş yapmak zorundasınız. Fikir alışverişi yapmadan nasıl çalışacaksınız? Yalnız başınayken en verimli sonuçlarını alan bir garip olarak bunun cevabını cidden merak ediyorum.